رفتن به محتوای اصلی
APF

ایجنت‌ها

ایجنت‌هایی که مسئولیت کار را می‌پذیرند

پنج جایی که معمولاً کار تکراری انباشته می‌شود، و اینکه ایجنت با آن چه می‌کند. هر ایجنت روی فرآیند، قواعد و ابزارهای خودِ شما ساخته می‌شود.

سیم‌کشی کار

CRMایمیلتقویمتیکتاکسلفروشپشتیبانیعملیاتامور اداریانجام شد

ایجنت فروش

کارشناس فروش شما باید بفروشد. بیشتر چیزی که روزش را پر می‌کند، فروش نیست.

امروز مشکل چیست

لیدها سریع‌تر از توان پاسخ‌گویی می‌رسند. پیگیری وابسته است به اینکه یک آدم پرمشغله یادش بماند. فرصت‌های قدیمی بی‌سروصدا سرد می‌شوند، و CRM کمتر از آنچه باید به شما می‌گوید، چون به‌روز کردنش نامحبوب‌ترین کار همه است.

ایجنت چه می‌کند

  • در چند دقیقه به لید جدید پاسخ می‌دهد، در هر ساعتی
  • بر اساس معیارهای واقعی شما ارزیابی می‌کند و سؤال‌های ناقص را می‌پرسد
  • رکورد CRM را می‌سازد و کامل می‌کند: منبع، مرحله، یادداشت، اقدام بعدی
  • زنجیرهٔ پیگیری را اجرا می‌کند و به‌محض پاسخ انسان متوقف می‌شود
  • با توجه به تقویم واقعی، جلسه تنظیم می‌کند
  • لیدهای راکد را طبق زمان‌بندی شما دوباره فعال می‌کند
  • پیش از جلسه خلاصه‌ای آماده می‌کند تا کارشناس آماده وارد شود

چه چیزی عوض می‌شود

  • هیچ لید واجد شرایطی یک شب کامل منتظر اولین پاسخ نمی‌ماند
  • پیگیری انجام می‌شود، چه کسی یادش بماند چه نه
  • CRM بدون اینکه کسی نگهش دارد، واقعیت را نشان می‌دهد
  • ساعت‌های کارشناس صرف گفت‌وگو می‌شود، نه ورود اطلاعات

معمولاً به این‌ها وصل می‌شود

  • CRM
  • ایمیل
  • تقویم
  • فرم سایت
  • پیام‌رسان

انسان کجا در جریان می‌ماند

گفت‌وگو، مذاکره، قیمت و رابطه. ایجنت یک فرصت گرم، بررسی‌شده و زمان‌بندی‌شده تحویل می‌دهد و کنار می‌رود.

ایجنت پشتیبانی

بیشتر حجم پشتیبانی سخت نیست. فقط بی‌وقفه است.

امروز مشکل چیست

بخش بزرگی از درخواست‌های ورودی، شکل‌های مختلف چند سؤال تکراری هستند و هرکدام باز هم برای یک آدم یعنی قطع تمرکز، سه بار جست‌وجو در سامانه و یک پاسخ. در همین حال، موارد واقعاً دشوار پشت همین صف منتظر می‌مانند.

ایجنت چه می‌کند

  • هر درخواست ورودی را می‌خواند و می‌فهمد واقعاً چه پرسیده شده
  • سابقهٔ واقعی مشتری را از سامانه‌های شما بیرون می‌کشد
  • آنچه را مجاز است، با همان ادبیات شما پاسخ می‌دهد
  • اقدامات مجاز را انجام می‌دهد: تغییر وضعیت، ارسال مجدد، اصلاحات ساده
  • بقیه را دسته‌بندی و به مسیر درست هدایت می‌کند
  • هنگام ارجاع، خلاصهٔ نوشته‌شده می‌دهد نه یک تحویل خالی
  • شب‌ها و تعطیلات را در همان چارچوب پوشش می‌دهد

چه چیزی عوض می‌شود

  • اولین پاسخ در حد ثانیه، نه ساعت
  • تمرکز تیم روی مواردی می‌رود که واقعاً آدم لازم دارند
  • پاسخ‌ها یکدست می‌مانند، فارغ از اینکه چه کسی شیفت است
  • حجم می‌تواند رشد کند بدون اینکه تیم به همان نسبت بزرگ شود

معمولاً به این‌ها وصل می‌شود

  • سامانه تیکت
  • پایگاه دانش
  • CRM
  • ایمیل
  • چت

انسان کجا در جریان می‌ماند

شکایت‌ها، استثناها، هر چیزی که پای پول یا اعتبار وسط باشد، و هر موردی که ایجنت مطمئن نیست. همه با خلاصه و سابقهٔ کامل تحویل داده می‌شوند.

ایجنت عملیات

وقتی آدم‌ها تبدیل می‌شوند به لایهٔ اتصال بین ابزارهای شما.

امروز مشکل چیست

یک نفر هر صبح داشبورد را چک می‌کند. یک نفر عددها را داخل اکسل کپی می‌کند. یک نفر به سه نفر پیام می‌دهد تا بفهمد فلان مرحله انجام شده یا نه. هیچ‌کدام سخت نیست، هیچ‌کدام قابل حذف نیست، و مجموعشان یعنی یک روز کاری کامل.

ایجنت چه می‌کند

  • فرآیندها و سامانه‌ها را طبق زمان‌بندی یا با رویداد پایش می‌کند
  • داده را بین ابزارهایی که هرگز یکپارچه نشدند جابه‌جا و مطابقت‌گیری می‌کند
  • رویه‌های چندمرحله‌ای را از اول تا آخر و به ترتیب اجرا می‌کند
  • وظیفه می‌سازد و با سابقهٔ کامل تخصیص می‌دهد
  • کارهای عقب‌افتاده را پیگیری می‌کند به‌جای اینکه منتظر بماند کسی متوجه شود
  • گزارش‌های دوره‌ای را جمع می‌کند و به مقصد می‌فرستد
  • استثناها را با آنچه دیده و آنچه امتحان کرده، به انسان اعلام می‌کند

چه چیزی عوض می‌شود

  • فرآیندهای روتین اجرا می‌شوند، چه کسی حواسش باشد چه نه
  • کمتر چیزی در فاصلهٔ بین دو سامانه گم می‌شود
  • وضعیت به‌صورت پیوسته معلوم است، نه اینکه با پرسیدن جمع شود
  • هماهنگی دیگر هفتهٔ تیم عملیات را نمی‌خورد

معمولاً به این‌ها وصل می‌شود

  • ERP
  • ابزار مدیریت پروژه
  • اکسل
  • پایگاه داده
  • اسلک / تلگرام
  • API داخلی

انسان کجا در جریان می‌ماند

استثناها، تصمیم‌هایی که هزینهٔ واقعی دارند، و هر تغییری در خودِ فرآیند. ایجنت مسیر استاندارد را می‌رود و برای بقیه دست بلند می‌کند.

ایجنت امور اداری

کاری که هیچ‌کس برایش استخدام نشده، ولی همه انجامش می‌دهند.

امروز مشکل چیست

سند به‌صورت پیوست می‌آید و باید خوانده شود، فهمیده شود، جایی وارد شود و بایگانی شود. درخواست‌های داخلی با ایمیل و پیام می‌رسند. کاری بی‌سروصدا و بی‌جلوه است که ساعت‌های عجیبی می‌خورد و وقتی با عجله انجام شود، خطا تولید می‌کند.

ایجنت چه می‌کند

  • اسناد ورودی را می‌خواند و فیلدهای مهم را استخراج می‌کند
  • داده را به‌صورت ساختاریافته و اعتبارسنجی‌شده در سامانهٔ درست وارد می‌کند
  • صندوق ورودی مشترک را بر اساس نوع و فوریت مرتب و پردازش می‌کند
  • درخواست‌های داخلی روتین را از اول تا آخر انجام می‌دهد
  • اسناد دوره‌ای را از داده‌های زنده آماده می‌کند
  • رکوردها را تطبیق می‌دهد و آنچه نمی‌خواند را نشان می‌دهد

چه چیزی عوض می‌شود

  • ساعت‌ها ورود دستی اطلاعات از هفته حذف می‌شود
  • خطای ثبت کمتر می‌شود و زودتر گرفته می‌شود
  • درخواست‌های داخلی همان روز رسیدگی می‌شوند
  • بار اداری دیگر همراه با رشد کسب‌وکار بزرگ نمی‌شود

معمولاً به این‌ها وصل می‌شود

  • ایمیل
  • فضای ذخیرهٔ اسناد
  • سامانه‌های داخلی
  • اکسل
  • پایگاه داده

انسان کجا در جریان می‌ماند

هر چیزی که اعتبارسنجی نشود، هر چیز غیرعادی، و هر رکوردی که ایجنت مطمئن نیست درست خوانده — علامت زده می‌شود، حدس زده نمی‌شود.

تیم ایجنت اختصاصی

وقتی یک فرآیند از چند واحد عبور می‌کند.

امروز مشکل چیست

پرهزینه‌ترین فرآیندها معمولاً داخل یک تیم جا نمی‌شوند. یک سفارش از فروش، عملیات و مالی رد می‌شود. راه‌اندازی مشتری از پشتیبانی، عملیات و خودِ مشتری. هر تحویل بین این‌ها جایی است که کار متوقف می‌شود و مالکش معلوم نیست.

ایجنت چه می‌کند

  • فرآیند را بین ایجنت‌های تخصصی تقسیم می‌کند: بررسی، ارتباط، اجرا، صحت‌سنجی
  • تحویل‌ها را طوری هماهنگ می‌کند که چیزی در فاصله‌ها منتظر نماند
  • یک سابقهٔ مشترک از پرونده را در طول مسیر نگه می‌دارد
  • خروجی خودش را پیش از تحویل بررسی می‌کند
  • در مرحلهٔ درست به آدم درست ارجاع می‌دهد، نه در انتها
  • دربارهٔ کل فرآیند گزارش می‌دهد، نه فقط سهم یک واحد

چه چیزی عوض می‌شود

  • فرآیندی که قبلاً بین تیم‌ها گیر می‌کرد، جلو می‌رود
  • یک جا برای دیدن اینکه هر پرونده واقعاً کجاست
  • تحویل بین واحدها دیگر جایی نیست که کار در آن منتظر بماند

معمولاً به این‌ها وصل می‌شود

  • هر ابزاری که فرآیند از آن عبور می‌کند

انسان کجا در جریان می‌ماند

مالکیت فرآیند و نقاط تصمیم داخل آن. ایجنت‌ها بار را می‌برند؛ آدم‌ها جهت را تعیین می‌کنند و کاری را که واقعاً مال خودشان است انجام می‌دهند.

از کجا شروع کنیم

بررسی اتوماسیون

بیشتر شرکت‌ها مشکل هوش مصنوعی ندارند. بیست فرآیند کاندید دارند و هیچ راهی برای اولویت‌بندی‌شان. این یک همکاری کوتاه و متمرکز برای حل همین است — و تقریباً هر پروژه‌ای با ما از همین‌جا شروع می‌شود.

  1. 1

    یک گفت‌وگو، نه یک دمو

    با کسانی که کار را انجام می‌دهند حرف می‌زنیم و نقشه می‌کشیم که وقت واقعاً کجا می‌رود.

  2. 2

    یک فهرست اولویت‌بندی‌شده

    فرآیندهای کاندید، مرتب‌شده بر اساس اینکه امروز چقدر برایتان هزینه دارند و چقدر تمیز به ایجنت سپرده می‌شوند.

  3. 3

    یک پیشنهاد مشخص

    اینکه از کدام فرآیند شروع کنیم، ایجنت چه می‌کند، به چه وصل می‌شود، و انسان کجا در جریان می‌ماند.

  4. 4

    و «نه» گفتن، هرجا لازم باشد

    اگر فرآیندی ارزش خودکارسازی ندارد، می‌گوییم. یک پروژهٔ اول بد، شرکت را بیشتر از هیچ‌کاری‌نکردن عقب می‌اندازد.

اگر می‌شد، تیم شما چه کاری را دیگر دستی انجام نمی‌داد؟

دربارهٔ یک فرآیند برایمان بنویسید. می‌گوییم که آیا ایجنت می‌تواند برعهده‌اش بگیرد، چه چیزی لازم دارد، و اصلاً ارزشش را دارد یا نه.