از یک فرآیند تکراری تا یک ایجنت فعال

چت‌بات منتظر پیام می‌ماند و متن تولید می‌کند. ایجنت با یک رویداد شروع می‌کند، اطلاعات را از سامانه‌های شما می‌خواند، مجموعه‌ای از اقدامات را در ابزارهای واقعی انجام می‌دهد، و یا کار را تمام می‌کند یا به یک آدم تحویل می‌دهد. تفاوت قابل مشاهده این است که بعد از اجرای یک ایجنت، چیزی در کسب‌وکار شما تغییر کرده است.

نه، و توصیه هم نمی‌کنیم. ایجنت‌ها طوری ساخته می‌شوند که داخل همان ابزارهایی که دارید کار کنند. عوض کردن CRM برای اینکه پیگیری خودکار شود، پروژه‌ای به‌مراتب بزرگ‌تر و پرریسک‌تر از کاری است که می‌خواستید انجام دهید.

متوقف می‌شود و با هرچه جمع کرده ارجاع می‌دهد. ایجنت‌ها صریحاً طوری ساخته می‌شوند که تحویل دادن را به حدس زدن ترجیح بدهند، چون در یک فرآیند کسب‌وکار، یک اقدام غلطِ با اطمینان بسیار گران‌تر از یک تأخیر است.

بله، و برای خیلی از فرآیندها همین پیکربندی شروع درست است. ایجنت آماده می‌کند، انسان تأیید می‌کند، و مرحلهٔ تأیید بعداً فقط برای آن دسته از اقدامات حذف می‌شود که اتکاپذیری‌شان ثابت شده.

معمولاً همانی که پرتکرار، قاعده‌مند و کسل‌کننده است — نه چشمگیرترین. بهترین ایجنت اول، فرآیندی است که تیم شما هفته‌ای چند بار انجامش می‌دهد و هزینهٔ دستی انجام دادنش به‌راحتی قابل محاسبه است.

بررسی اتوماسیون یک همکاری کوتاه با هزینهٔ ثابت است و با یک پیشنهاد مکتوب تمام می‌شود که اگر خواستید می‌توانید با آن جای دیگری بروید. قیمت ساخت اولین ایجنت بر اساس همان فرآیند تعیین می‌شود، وقتی بدانیم چند سامانه درگیر است و دسترسی‌ها چقدر تمیزند — یعنی دقیقاً چیزی که در همان بررسی مشخص می‌شود. پیش از آن قیمت نمی‌دهیم، چون عددی که بدون دیدن فرآیند گفته شود یا با احتیاط زیاد بسته شده یا غلط است.

بستگی دارد چند سامانه درگیر است و دسترسی‌ها چقدر تمیزند. یک ایجنت تک‌فرآیندی روی ابزارهایی با API قابل قبول، در حد چند هفته است نه چند فصل. برآورد واقعی را بعد از بررسی می‌دهیم، نه قبلش.

جایگزین وظیفه می‌شود، نه آدم — و مشخصاً همان وظایفی که هیچ‌کس برای لذت بردن از آن‌ها استخدام نشده. چیزی که مدام می‌بینیم این است که تیم‌ها با همان تعداد نفر حجم بیشتری را رد می‌کنند و وقتشان صرف بخش‌هایی می‌شود که آدم لازم دارد. اگر هدفتان کاهش نیرو است، ما شریک مناسبی نیستیم: آن پروژه‌ها شکست می‌خورند، چون کسانی که فرآیند را می‌شناسند دیگر نمی‌خواهند کار کند.

چون معیار را قبل از ساخت توافق می‌کنیم: فرآیند چند بار اجرا می‌شود، قبلاً چقدر طول می‌کشید، و حالا چند درصد بدون دخالت انسان تمام می‌شود. اگر عدد تکان نخورد، این یک یافته است، نه چیزی که باید توجیه شود.

بله. معمولاً کل ماجرا همین است — فرآیندهای گران‌قیمت همان‌هایی هستند که از چند سامانه رد می‌شوند، و دقیقاً همان‌جاست که الان آدم‌ها نقش لایهٔ اتصال را بازی می‌کنند.

نه. دادهٔ شما برای انجام کار شما استفاده می‌شود. دسترسی مدل‌ها را طوری پیکربندی می‌کنیم که محتوای کسب‌وکار برای آموزش نگهداری نشود، و پیش از اجرای هر فرآیند دقیقاً می‌گوییم چه ارائه‌دهنده‌هایی در آن دخیل‌اند.